企业对数据的有效管理可以分为三个层次。处于最底层数据管理方式的企业并没有意识到数据有效管理的重要性，员工只是随意的将数据存储在自己的电脑上，然后通过邮件、聊天工具等进行分享，没有任何对文档的保护或者版本意识，员工不知道自己的文档是否是最新的，甚至能够随意浏览到他不应有权限看到的数据。这大大降低了企业的工作效率，并为企业的数据安全性带来了很大的隐患。
        随着更多计算机领域的科技运用到对公司数据的管理中，以及公司管理制度的不断完善和对文档安全的意识觉醒，越来越多的企业开始意识到数据集中管理的重要性，开始为公司部署OA、CRM、财务系统等，这部分数据我们称之为结构化数据。这类系统仍然存在某些不足，它们只是小范围的改善了企业的文档管理，首先这些结构化数据在企业所有数据中只占到20%左右，同时这种改善只集中在企业内部某些部门中，最后用户必须在不同的业务系统中切换以找到自己所需的信息。这其实仍然没有企业的数据完全的集中管控起来。
        当企业开始考虑为其全部的数据文档做整体而成熟的集中存储、管理方案时，企业就应该开始考虑标准化的，具有最先进国际理念的文档管理系统ECM。ECM的概念首先由AIIM提出，并在日后企业的使用中不断适应市场的需求，在2010年修订为最符合企业文档有效管理机制的版本，即ECM(企业内容管理)是一种战略、方法和工具，来帮助企业获取、管理、存储、保护、呈现与企业组织流程相关的内容以及文档。遵循该理念发展而来的edoc2 ECM系统细致的考虑了企业文档从产生到销毁整个生命周期可能的各种状态，并给出了相应的解决方案。
        一、内容的获取。文档最直接的获取方式就是从本地上传至服务器，在之后会涉及到文档的批量上传。但edoc2 ECM为此考虑的更多，它还提供了文件的模板供用户使用。用户通过安装客户端以及与OFFICE的集成工具，不必直接登录到服务器就能完成文件的上传。edoc2 ECM还支持从各种一体机设备中获取用户打印、复印、传真的文件，这将大大加速企业的从纸质文件到电子文件的过渡，降低了企业文档电子化复杂度。
        二、内容的存储。edoc2 ECM不同于普通的文件存储系统的关键在于其基于分布式的存储技术，使得edoc2可以支持T级数据存储，在企业拥有海量的文档资料时，一般的文档管理系统就会出现瓶颈，容易造成数据库崩溃的危机与损失。而edoc2 ECM 能支持无限量扩展存储空间，给企业系统的负载性能和安全性都带来了很大的提升。
        三、内容的管理。文档管理包含多个方面，其中最基础的包括文档的搜索、共享、协作、OCR识别、传真管理、在线预览等。edoc2 ECM在这些基础功能之上，通过不断了解企业对文档操作的各种需求，为企业提供了包括扩展编辑、版本管理、元数据管理、归档、文档主动事件触发、水印、流程管理等在内的高级智能策略。其中尤以版本管理、元数据管理、流程管理最为用户所钟爱。
        四、内容的保护。数据安全是企业在整个数据管理系统中最为看重的部分。edoc2 ECM为保护文档的安全，从各个方面进行了防控。首先是加强登录验证的安全性，还提供了超过30种权限用于限制用户对于各个文件以及文件夹的操作，同时消弱了超级管理员账户对系统的权限，并且edoc2 ECM增强了文档的离线安全性，保证文档即使离开服务器也在可控制的范围下。
      五、内容的呈现。edoc2 ECM不仅支持常见office文档的预览，PDF的预览，还能支持绝大部分视频和音频格式文件的预览以及CDA制图的插件预览。edoc2 ECM的图片预览也是产品一大亮点，自动为用户提供相册形式的预览方式。edoc2 ECM同时提供根据用户需求自定义的知识地图和portal呈现方式。
        edoc2 ECM作为一款成熟的企业文档管理系统，考虑了企业进行有效文档管理的方方面面。凭借在企业内容管理领域长期的探索和研究，我们为上千家客户提供了专业的内容管理咨询服务、完善的系统解决方案以及高效安全的实施服务，致力于帮助客户更有效的管理和利用企业的重要信息资产，进一步提升企业的自身价值。http://www.edoc2.com/